Cómo hacer previsiones de ventas

Uno de los momentos más estresantes por el que pasa todo vendedor es cuando su jefe le pide una previsión de ventas: ¿Qué vas a vender el próximo trimestre? ¿Y este mes?

La respuesta suele ser una mezcla de responsabilidad y precaución. Unos pocos valientes se atreverán a dar una cifra casi realista, fundamentada en los cierres ya apalabrados y en la experiencia acumulada, recortada a su vez por el riesgo a imprevistos.

Es al jefe de ventas al que después le toca sumar toda esa incertidumbre y conseguir una predicción que más tarde tendrá que perseguir.

¿Cómo obtener datos más veraces e independientes?

Lo primero que hay que entender es que la total fiabilidad es apenas alcanzable. Cualquier sistema que se aplique dependerá de la valoración más o menos acertada del cauteloso encargado de introducir los datos. No es una ciencia. Lo que si podemos obtener es un método que sea más independiente e impermeable a los diferentes estados de humor de los vendedores.

Todo debe comenzar con una adecuada clasificación del interés de los clientes. Justo lo que hace el cerebro de cualquier vendedor entrenado pero puesto en el papel. Un escala que se adapte a la empresa y los productos, que no sea demasiado extensa, que especifique perfectamente el punto de partida del cliente y las etapas que ha recorrido en nuestro proceso de ventas. No se trata de conocer la solvencia para hacer frente a los pagos sino el grado de deseo por comprar. Estos valores, cruzados con los índices de conversión, nos darán una buena aproximación a la realidad buscada.

A modo de ejemplo, en el caso de una fábrica de pan que vende a comercios y panaderías, los puntos a tener en cuenta podrían ser:

¿nos ha llamado o hemos sido nosotros?

¿es el pan su producto principal?

¿sabemos si podemos competir con independencia del precio?

¿ha pedido oferta o se la hemos ofrecido tras un primer contacto?

¿hay revisión de oferta?

¿hay compromiso de compra?

Lo ideal sería que la empresa siguiera una estrategia de CRM y que tuviera alguna utilidad informática para su uso cotidiano. En este caso, el baremo para cada cliente quedaría almacenado en el sistema y listo para su uso en sucesivas intervenciones. De igual modo estaría disponible para que un jefe de ventas conociera el estado de las ventas y pudiera hacer previsiones.

¿Por qué no es fácil implementarlo?

Principalmente por tres motivos: resistencia al cambio, temor al control exhaustivo y rechazo a los trabajos administrativos. Los mismos inconvenientes que se oponen al uso de un CRM. No es casualidad. Todo lo que no se perciba como una ventaja que permita conseguir más ventas no es bien recibida. Una vez más se hará indispensable razonar los beneficios del orden, de la productividad personal y de una metodología que genera valor para todos.

Es bastante común atosigar a la fuerza de ventas con extensos formularios repletos de interminables casillas, que en la mayoría de las ocasiones nadie sabe para qué sirven. ¿Son todos necesarios? ¿Son los mismos para todos los contactos? ¿Tiene claro la dirección de ventas las prioridades? ¿Se pueden rellenar en varias tandas y por diferentes personas? Todo ha de ser estudiado detenidamente e intentar abarcar nada más que lo razonable. Mucho mejor si en la preparación del proyecto participa el equipo comercial. Esa puede ser la clave. Y por una buena previsión de ventas bien merece la pena hacer el esfuerzo.

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