Guía urgente para acudir a un congreso

El otro día estuvimos con un cliente que en un mes acudiría a un congreso a presentar sus productos. Estaba bastante nervioso pues sabía que la oportunidad era única y tendría que aprovecharla. Lo malo es que las urgencias del día a día no le habían permitido pensar en él y sólo había encargado unos cuantos folletos. ¿Qué hacer con tan poco tiempo?

Esto es lo que le recomendamos:

1- Presupuesta. Reserva un presupuesto y sé fiel a él. No sólo se trata de viaje y estancia, sino de invitaciones, papelería, tarjetas de sobra, telefonía, salas de reuniones, y algún imprevisto de última hora.

2- Anúnciate. Un congreso sectorial ya es una buena noticia que le puede interesar a tus contactos. Hay que aprovecharla para informarles de todos los detalles, de que vas a estar presente y de lo que vas a presentar allí. Hacer una campaña de emailing, estrujar las redes sociales y anunciarlo todo en nuestra página web.

3- Prepara citas. Infórmate de quiénes van al congreso y concerta citas con ellos. Llévate una agenda repleta de citas para que tu viaje sea lo más parecido a una inversión. Mira quién pueda interesarte en la lista de ponentes, anunciantes o visitantes previstos y queda con ellos.

4- Ten guardado un plan B. A menudo ocurre que el congreso no cumple las expectativas que habíamos puesto en él. Pero estás en una ciudad diferente repleta de posibles clientes. Prepárate para visitarlos. Tu llegada a la ciudad y tu próxima vuelta ya son excusas para concertar citas con apremio.

5- Estudia el terreno. Localiza algún sitio donde poder reunirte tranquilamente sin tener que ir a la cafetería. En el lugar donde se celebra el congreso suelen tener salas pequeñas o despachos. Interésate también por precios de comidas y posibles reservas de mesas.

6- Proyecta el día después. Estudia qué vas a hacer con la información que obtengas en el congreso. Esainformación es muy valiosa que suele perderse por tres motivos: no apuntar los datos, no apuntar todos los datos y no saber qué hacer con los datos apuntados. Tienes que recoger el máximo de datos de calidad, y procesarlos lo más rápidamente posible. Si es en el mismo día mejor. Una tablet o un notebook serán de muchísima ayuda para rellenar tu CRM.

7- Planifica la “próxima acción”. En un congreso se adquieren compromisos verbales y escritos. Todos hay que cumplirlos. Da igual que se trate de enviar información como de un contrato. Así que no estaría de más que tuvieras preparados e-mails de respuesta rápida que podrían enviarse en el mismo día y otros para enviar una o dos semanas más tarde como recordatorio. Son tus primeros compromisos y no puedes fallar.

8- Cumple. Los compromisos más importantes, como futuras reuniones, presupuestos, valoraciones, precontratos o estudios, por poner algunos ejemplos, van a consumir tiempo, mucho tiempo, justo el que no podrás dedicar cuando vuelvas porque en la mesa te esperarán un montón de temas urgentes. Un congreso bien diseñado provoca una avalancha de trabajo que hay que tratar en tiempo record para evitar que la gente se olvide de tu empresa. Así que bloquea tiempo en tu agenda y en la de tus colaboradores para atender todo lo que cierres en el congreso.

¿Cómo lo ves? ¿Crees que es mucho lío? Fíjate bien y comprobarás que no hay gastos en material. Si tienes un stand, vístelo de fotos y muestras, y si no lo tienes cárgate de tarjetas o folletos. Pero no olvides que lo importante es la huella que dejes en tu visitante. Eso es lo que realmente tienes que trabajar.

(Autor foto: ThinkGeoEnergy en Flickr)

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