Cuadro de Mandos

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Hemos recibido algunas consultas sobre los KPI ventas. Nos gustaría dar una tabla universal pero no sabemos. Así que daremos algunas pautas para no partir de cero.

Un panel de ventas consta de algunos índices que nos acompañarán de por vida, tales como comparativos anuales, rotaciones, ventas por unidad de lo que sea, márgenes y algunos más. Sin embargo, dependiendo de la estrategia que adoptemos en cada momento, añadiremos otros que nos ayuden a permanecer en la dirección correcta. Dependen del canal de distribución, del tipo de postventa, del nº de productos, de las áreas abarcadas, de la segmentación y de todo lo que influya en nuestro éxito.

Construyendo el panel

Construir un panel de ventas por primera vez es algo enrevesado. Lo más normal es que peguemos en una tabla excel los indicadores capturados en internet, los de la biblioteca de la facultad y los de ese amigo que siempre nos ayuda. Está bien, es un comienzo. Casi siempre se empieza por ahí.

¿Cuál es el siguiente paso? Simplificar la lista. Ya lo dijimos en otro post: un panel de ventas ocupa sólo un A4. No más. Así que nos tocará coger cada uno de los valores, estudiar su función y descartar los que no nos sirvan. No estaría de más leerse algo sobre cuadros de mando y repasar esos apuntes de finanzas que salvamos de la quema.

El cuadro de ventas es dinámico. Si se comienza un nuevo proyecto cambiará con él. Si se mueve el mercado también lo hará. Es importante conocer bien los mecanismos y los procesos para utilizar los kpi más adecuados a cada instante e incluso crear otros nuevos.

Si el objetivo es el crecimiento usaremos referencias anuales y sectoriales. Si el plan es geográfico, la distribución territorial aparecerá por algún lado. No se necesitan valores por unidad de vendedor, por ejemplo, si sólo dispones de una o dos personas vendiendo. El panel de ventas es una herramienta para vigilar y reconducir aquello que nos puede hacer daño. Lo que se añada de más es tiempo perdido. Está muy bien saber por dónde anda el cash-flow pero en ventas es mucho mejor auditar los cobros y los ciclos de venta.

Para los pequeños

Las micropymes y los autónomos deberán afinar bastante más. Los ratios financieros adquieren mayor relevancia, así como los de crecimiento y ciclos en general. Aunque si nos permiten un consejo, céntrense en comprender extremadamente bien los financieros, añadan algún KPI sobre el ciclo de ventas y cuiden mucho, muchísimo, la consecución de clientes y los cobros.

Por dónde comenzar

Dejamos un par de referencias para empezar con la tarea de buscar kpi. Ni son los mejores, ni los peores, ni los únicos, ni están todos. Puede que hasta ni encuentren los que necesitan. No importa, al menos servirán de guía. Además, en ellas también se pueden encontrar los kpi de de los departamentos de compras, lo que nos permitirá conocer un poco mejor a nuestros cientes. Estas páginas son:

http://www.indicadores-performancia.es

http://kpilibrary.com

Más información gratuita se puede conseguir buscando en internet por Balanced Score Card (BSC) o por Cuadro de Mando Integral (CMI).

¡No lo olviden! Primero la estrategia y después el cuadro de mandos.

 

(Foto de Flickr: gb_packards)

Tu puedes estar en todos o en varios sitios de la cadena de suministro de tu cliente. Puedes acompañarle desde la confección del presupuesto anual, o sólo acudir cuando él te lo requiera. De la primera forma podrás elegir si vendes o no. De la segunda, decide el cliente.

Los departamentos de compras son tu realidad. El 65% de los ingresos se dedican a comprar (Everis.com 2009), convirtiéndose así en objetivo estratégico de la dirección. Al igual que existe un departamento de ventas, hay uno de compras. No son complementarios, no se parecen entre sí. Sus funciones, gestión y metas son diferentes. Sólo tienen una cosa en común: aumentar el margen de beneficios de la empresa.

Panel de Compras

También usan un cuadro de mandos para controlar la buena marcha del departamento. Miden el ahorro sobre presupuesto, los tiempos de entrega de ofertas, los de llegada de materiales, el nivel de homologación de proveedores, las desviaciones sobre condiciones de pago deseables, la calidad de las entregas, los embalajes y mil cosas más que cada organización estima necesarias. Las grandes firmas desmenuzan la información hasta niveles infinitesimales.

Entender los índices de tu cliente es parte fundamental de tu trabajo. Te indican un camino. Si no puedes con todos, cubre los más importantes. Conocerlos a fondo te permiten juzgar con anterioridad el riesgo de cada operación, economizar esfuerzos y diferenciarte de la competencia basándote en los criterios de tu cliente. De nada sirve que seas objetivamente mejor que otro suministrador si el comprador no lo aprecia así.

Ayúdales

Un consejo más: facilita su trabajo. Envía periódicamente informes de plazos y stock disponible, actualiza precios de inmediato, propón mejoras, asesora, haz fácil tu web, conviértete en su socio. No dejes de llamarles. La mayoría de las veces ni te atenderán pero ante una decisión urgente –todas son urgentes–, se acordarán de ti. Perseverar es una virtud provechosa.

Valor

¿Te has fijado? No hemos utilizado en este post la palabra “valor”. Aprovechamos ahora: ¿cómo engarzarías tu cadena de valor con la de un departamento de compras? Esperamos tus comentarios en twitter, facebook o google+

Desde que las empresas adoptaron los sistemas informatizados de gestión, los cuadros de mando han sido un instrumento esencial para el gobierno de las mismas.

También los departamentos de ventas necesitan el suyo, máxime cuando el responsable de las ventas es el propio emprendedor, cuyo escaso tiempo le obliga a usar herramientas rápidas y eficaces. El panel de ventas, al comparar el momento actual con los anteriores, pone de manifiesto unas tendencias. El estudio de estas curvas nos aportan capacidad de reacción y hacen el control mucho más llevadero.

No existe un único panel de ventas. Cada empresa debe generar el suyo propio. No obstante daremos tres consejos generales para su creación. Estos son:

Sólo debe contener los datos críticos. El panel de ventas es un utensilio para mover a la acción. De un vistazo se ve la situación y se actúa en consecuencia. Los datos superfluos se analizan en otro momento. Con crítico no siempre queremos decir supervivencia pero sí están relacionados con las estrategias de cada empresa.

Tiene que ser fácil de entender, escueto y manejable. Se debe poder leer en papel, en un móvil, en cualquier medio, y ser comprendido por las personas que ejecutarán las acciones posteriores. No por tener muchos gráficos es mejor. Hay que hacer un verdadero ejercicio de síntesis par encontrar el más adecuado.

Ha de ser escalable. El cuadro de ventas es el resultado de los datos y cálculos recogidos. Si se ha de adoptar una corrección como conclusión de la foto mostrada, el sistema permitirá revelar las diferentes etapas hasta descubrir el origen de las desviaciones. Dicho de otro modo, los datos de partida deben ser reales, medibles y trazables.


Enlazamos con esta página, que tiene varios modelos, para que podáis comparar con los vuestros.

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